システム一元管理 (DX化)
Centralized system management
Excelで個別に手入力していたものやペーパーワークしていたものを、システムにより大幅に自動化（DX化）しました。
予約フォームから送信されたデータをスプレッドシート「案件一覧表」に登録し、マスターとなるDBにしています。
これを元に、カレンダー連携、登録者ごとの個別ページ、日程表などにデータを渡しています。
また、使う人が困らないよう、機能や使い方をまとめたマニュアルも作成しお渡ししています。
システム構成
システム構成は以下のようになっています。
- 「案件一覧」をマスターとなるDBとする。
- 案件一覧に「料金表」と「担当者一覧」を登録しておく。
- WEB上の予約フォームから送信されたデータを案件一覧に自動で反映する。
- 入力内容を管理者にメール通知する。
- DBのデータをカレンダーに自動反映。
└ 上書きなどの変更を自動検知し、カレンダーを自動更新 - 実施日の1日前にDBの情報を元に自動で「実績報告書」を生成。
- 担当者毎の年間予定をリアルタイムで更新。
└ 日付を動的に変更可能（過去の予定も同じシートで確認可能） - 役員様用に予定をリアルタイム更新
└ ボタンクリックでPDFをメール添付して送信 - 担当者毎の専用の個別ページを自動生成、リアルタイム更新
- 収支情報を集計し、決算集計表に反映（年度ごとに選択可能）
以下で機能の一例を紹介しています。
予約フォーム
案件一覧（DB）
案件一覧表 -DEMO-
入力フォームからのデータを自動転記します。
フォームは複雑に分岐しているため、見やすいようにデータを成形しています。
データは上書き可能で、必要に応じて更新することができます。
主な機能
- 入力フォームからのデータを転記（トリガー設定）
- 入力フォーム受信時、自動メール通知（Gmail連携）
- 実績報告書の作成（指定日１日前に自動生成、データ取得、指定ユーザーのみ権限設定）
- メール送信機能（送信するメンバーや送信内容の組み合わせ選択。ヘッダー・フッター文章のカスタマイズ）
- カレンダー反映（ステータスによる登録/削除の自動化。データ内容を検知して変更がある場合に自動更新）
- 複数のプログラム実行手段（「実行ボタン」「上部メニュー」「リンク（スマホ用）」「トリガー（バッチ処理）」）
- 担当者毎に内容をカスタマイズした個別のシート（マイページ）の自動生成と自動更新
- 条件付き書式によるデータの色分け
プログラムの実行
メールの自動送信やカレンダー連携、マイページの更新など全部で12個のプログラムを作成しています。
ユーザーが実行する必要があるプログラムは「ボタン」または「メニュー」から操作できるようにしています。
メール送信
メール送信機能では、本文に記載する内容をカスタマイズしたり、宛先を複数の選択肢の中から選ぶことができます。
特に、98個の項目に✓を入れることでメール本文に記載したい内容を自由に変更できるようにしています。（使い方のイメージは動画をご参照ください）
プログラムとしては、タイトルと本文のデータを取得し、チェックのあるタイトル項目の配列を作成してから、Key-Valueのセットを作成し、メール本文となる文字列データを生成する処理をしています。
マイページ
担当者毎に割り振られた案件や、募集中の案件のみを表示するマイページを自動生成・自動更新するプログラムを作成しています。
ここが最も工夫したところです。本番環境では担当者が40人以上います。それぞれの人向けにデータを加工し、表示する処理を6分以内に収める必要があります。
データの取得方法やデータの呼び出し方法を工夫することで、全体の更新を3分程度で完了できるようにしました。
担当者別スケジュール
主な機能
- マスターDBのデータリアルタイム取得
- 日付更新
- 日付と名前による２重データ検索
- 行列の表示/非表示切り替え
データ自動連係による効率化
このシートで取得しているデータは、案件名や担当者の名前などマスターとなっている案件一覧から取得しています。
日付毎の案件表示も全て自動化することで、これまで手動で作成していた作業を大幅に削減しています。
データがない行と列を非表示にする処理は高速化のため、対象列を2次元配列で取得し処理しています。
プロジェクト管理
STG(開発環境)と本番環境
プログラム開発時は将来的な追加開発や修正などを考慮し、STG（開発環境）と本番環境を分けて開発を行うようにしています。
コードもSTGから本番への移行が簡単になるよう組んでいます。（基本的にはコードファイル冒頭のコメントアウトの切り替えで対応）